Oggi parliamo di rilevamento presenze

di | 5 Novembre 2021

rilevamento presenzeOggi parliamo di rilevamento delle presenze. Cercando di comprendere di cosa si tratta innanzi tutto. Ed anche i pro ed i contro di una eventuale soluzione automatizzata.

Ci siamo sempre occupati all’interno di questo blog quasi esclusivamente di controllo accessi. Perché parlare adesso di controllo delle presenze? Per vari motivi. Sicuramente per il fatto che Controllo Accessi Facile è produttore di un sistema di rilevamento presenze ampiamente personalizzabile. Ma anche perché vi è un costante aumento di richiesta di controllo delle presenze automaticizzato. E poi perché controllo accessi e controllo presenze vanno sempre più spesso di pari passo tra loro. Nell’ottica di una gestione aziendale sempre più interconnessa ed interdisciplinare. Ed ovviamente efficiente.

Cominciamo comunque con l’evidenziare la differenza tra questi due tipi di sistemi.

 

Controllo accessi

Rosslare touchless anti covidIl controllo degli accessi, come abbiamo imparato a conoscere abbastanza bene, designa un sistema che autorizza o meno l’apertura di determinati varchi tramite il controllo delle autorizzazioni che sono state date (o negate) a chi transita. Si tratta quindi di un controllo effettuato al fine di permettere o impedire l’accesso ad una determinata area che si è voluta regolamentare. Con finalità anche di sicurezza.

 

Rilevamento presenze

Consolle presenzeIl rilevamento delle presenze si pone come obiettivo quello di registrare la presenza dei dipendenti all’interno di un luogo di lavoro. Ovvero riguarda la gestione del personale. Un sistema di controllo presenze deve quindi registrare gli orari di ingresso ed uscita del dipendente, calcolare le ore lavorate, quelle di ferie, le trasferte effettuate, i permessi e così via. Al fine di poter elaborare la relativa busta paga del dipendente.

 

Integrazione tra sistemi

Consolle presenze e accessoQueste due funzioni, sostanzialmente differenti, in alcuni casi possono essere auspicabilmente integrate tra loro. Rendendo i due sistemi sinergici ed interconnessi nelle pur diverse caratteristiche e funzionalità.

Ad esempio un dipendente passando il badge o digitando un PIN su un lettore all’ingresso del posto di lavoro, potrà contestualmente sia accedere al locale poiché autorizzato a farlo dal controllo accessi, sia registrare l’orario di ingresso ai fini della successiva elaborazione della busta paga.

 

Quali vantaggi?catellino presenze

Ma per quale motivo una realtà aziendale, magari pure con pochi dipendenti, dovrebbe passare ad un sistema di controllo presenze più automatizzato? Perché i software di nuova generazione dovrebbero essere migliori del classico cartellino da timbrare?

busta pagaLa gestione delle presenze dei dipendenti è oggettivamente una attività particolarmente complessa e specialistica. Onde evitare sbagli ed inesattezze è assolutamente necessario dedicare tempo e risorse a questo compito. Anche perché qualsiasi dipendente tende ad analizzare con attenzione il proprio estratto conto mensile. Spesso magari contestando eventuali piccoli sbagli che siano stati involontariamente commessi. Ed è in tale contesto che subentra il grande aiuto che può fornire un software specifico, poiché appunto riduce drasticamente sia eventuali errori che alcune delle incombenze più onerose (ad esempio fare a mano la somma delle ore lavorate o di quelle delle ferie accordate).

 

Risparmio di tempo e di errori

software rilevamento presenzeLa scelta di corredarsi di un software è quindi essenzialmente legata alla necessità di semplificare e snellire il processo di raccolta delle timbrature. Quelle in entrata e quelle in uscita di ciascun dipendente. Ma anche le eventuali assenze. O le trasferte. O i permessi che vengono accordati a ciascuno.

Tutti questi dati, che si intrecciano ogni giorno per ciascun dipendente e magari moltiplicati per molte presenze, possono essere meccanicizzati in presenza appunto di un programma che riesca a riassumere e dare evidenza di tutte le attività che si sono generate nell’arco della giornata.

L’interpretazione di tali eventi ne risulterà non solo più semplice ed immediata, ma soprattutto meno soggettivamente interpretabile, ovvero meno legata all’errore umano.

Report rilevamento presenzeAlla riduzione degli errori ed al risparmio di tempo si aggiunge poi la possibilità di avere sempre a portata di mano una serie di report consultabili in qualsiasi momento. Al fine si avere un quadro sempre completo ed aggiornato. Ma anche e soprattutto facilmente accessibile. Cosa non sempre facile in presenza di documenti cartacei a rischio di deterioramento o smarrimento.

 

Funzionalità e semplificazione

Consolle presenze per busta pagaUn buon software di gestione presenze può insomma offrire tutta una serie di funzionalità e soluzioni veramente utili a supporto di chi si occupa in azienda delle funzioni legate alla gestione del personale: generazione file per paghe, gestione presenti/assenti con visualizzazione in tempo reale, funzioni riepilogative giornaliere/settimanali/mensili/annuali, gestione del calendario aziendale, gestione mensa, esportazione report, integrabilità con piattaforme di terze parti, ecc.

Per contro non si possono annoverare particolari svantaggi legati all’installazione di tali dispositivi in azienda. I costi di acquisto e di installazione sono per lo più equiparabili a quelli che verrebbero sostenuti con l’adozione di un timbra cartellini di vecchia maniera. Almeno in fasce di prezzo standard. Vi sono in effetti sistemi particolarmente blasonati che hanno dei costi piuttosto alti, ed in questo caso l’adozione di un gestionale di tale tipologia si giustifica in presenza di molti dipendenti da gestire.

trend rilevamento presenzeTutto ciò detto, riteniamo quindi di poter sottoscrivere quanto già evidenziato da altri studi del settore. Ed anche dal trend di vendite di tali sistemi, che anzi probabilmente è la vera e propria cartina di tornasole del fenomeno. E cioè che l’adozione di un sistema di rilevamento presenze automatizzato potrà apportare un vantaggio in efficienza a tutte quelle imprese che intenderanno adottarlo ed applicarlo al meglio delle sue potenzialità.

immagini di proprietà + pixabay.com

 

Chiamaci allo 0575/1832690 o scrivici su info@controlloaccessifacile.com per un preventivo di controllo presenze personalizzato

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