Perché è importante avere una lista dei presenti in azienda in tempo reale?
Quali vantaggi può offrire una visualizzazione rapida dei dipendenti in sede e di quelli invece assenti? E magari anche dei visitatori?
Ci chiediamo oggi quali benefici può ottenere una impresa che disponga di un elenco sempre aggiornato dei movimenti in ingresso e uscita del proprio personale.
Controllo accessi e controllo presenze.
Innanzitutto occorre dire che sono moltissime le proposte disponibili per chi intenda installare un controllo degli accessi o delle presenze. Con innegabili vantaggi di vario tipo, che però non stiamo adesso ad analizzare nel dettaglio.
Ci vogliamo focalizzare piuttosto su un aspetto apparentemente marginale rispetto ai molti altri più facilmente intuibili.
Alcuni esempi.
Contestualmente ai transiti in ingresso del dipendente, verrà infatti automaticamente redatto dal sistema un archivio sempre disponibile di coloro che hanno avuto accesso al luogo di lavoro. E che potrà essere consultato in tempo reale in qualsiasi momento.
Ad esempio per contabilizzare immediatamente quanti dipendenti sono presenti sul luogo di lavoro quel giorno. E di conseguenza chi sono nello specifico gli assenti.
Sarà così possibile dedurre istantaneamente se vi sono reparti che si trovano ad avere carenze di personale. Di modo da poter prontamente sopperire dislocando forza lavoro suppletiva in quei contesti che ne sono rimasti momentaneamente sprovvisti.
Il riscontro del personale presente e assente può essere effettuato anche ad orari diversi, per monitorare ad esempio le pause lavorative (quella del pranzo, o le pause del riposo minimo previsto di legge).
O per verificare il personale che si sta trattenendo nei locali oltre l’orario standard, potendo in tal modo controllare subito la necessità o meno di quel lavoro straordinario.
Altrettando utile poter avere un riscontro immediato se vi fossero delle anomalie di presenza rispetto ad un modello di orario predefinito. Per quale motivo quella determinata persona è presente in quell’orario se doveva fare un turno diverso quel giorno? Ecco che in questo caso un controllo tempestivo può chiarire subito l’irregolarità.
Sicurezza
Per quanto riguarda poi la sicurezza sui luoghi di lavoro, potrebbe risultare di massima utilità disporre di tale lista dei dipendenti presenti in azienda in tempo reale. In casi estremi ad esempio, dovendosi recare tutti ai punti di ritrovo a causa di problemi importanti tipo incendi o similari, essere in possesso di un elenco prontamente aggiornato potrà farci capire se vi sono persone ancora all’interno dei locali. E chi sono coloro che appunto mancano ancora all’appello. Per poter intervenire subito in loro soccorso.
Anche avere una traccia istantanea dei visitatori che accedono ai locali potrebbe essere di una certa utilità. Conoscere con un click chi è entrato, e quando, non è di secondaria importanza sicuramente in casi di emergenza come quello appena descritto. Ma anche semplicemente per avere un quadro d’insieme molto preciso di tutti i presenti, ai fini di una osservazione attenta del “traffico” aziendale.
Valore delle informazioni
Del resto oggi come oggi la celerità del trasferimento delle informazioni è diventato una necessità quasi imprescindibile in tutte le fasi lavorative aziendali. Interagire con tempestività, essere rapidi nelle analisi e nelle azioni è non solo fondamentale ma necessario volendo adottare modelli di business vincenti.
In tal senso essere dotati di una reportistica efficace, aggiornata e sicura, significa basare le proprie scelte e decisioni su dati attendibili e non approssimativi. Anche per quanto riguarda un archivio delle presenze in azienda valgono le stesse considerazioni. Esserne informati in tempo utile per mezzo di un database veritiero e costantemente aggiornato, può fare la differenza tra una gestione rapida e sicura del personale piuttosto che una generica e imprecisa.
A nostro parere insomma è importante avere una lista dei presenti in azienda in tempo reale. Lungi dall’essere una “vanità” tecnologica, non può che condurre a disporre di informazioni che se gestite con prontezza ed attenzione potranno dare un evidente valore aggiunto ai tradizionali metodi di gestione del personale.